Planificación de proyectos

 Aspectos esenciales de la planificación de proyectos

 

 

Los mayas Q'eqchi' de Izabal colaboran con los rotarios del Distrito 6440 (Illinois, EE.UU.) para construir una biblioteca en Ak'Tenamit, proyecto de desarrollo de la comunidad apoyada por rotarios situado en el río Dulce cerca de Livingston (Guatemala). Fotografía de Monika Lozinska-Lee/Rotary Images

U  n proyecto de servicio eficaz requiere una planificación, implementación y evaluación cuidadosa. Las mejores prácticas contenidas en esta página pueden aplicarse a cualquier proyecto de servicio en la comunidad. Para obtener más información, consulte  Comunidades en acción: Guía para proyectos eficaces.

Evaluación de las necesidades de la comunidad

El primer paso consiste en identificar las necesidades y recursos de su comunidad. Dedicar tiempo a identificar las necesidades servirá para descubrir interesantes oportunidades para la implementación de proyectos de servicio y evitará la duplicación de esfuerzos con otros proyectos ya en marcha. Las herramientas utilizadas para la evaluación como las encuestas, inventarios de bienes y grupos de discusión podrían revelar información vital que le ayudará a establecer un objetivo para el proyecto y le guiará durante el proceso de planificación. 

Más información sobre estrategias para la evaluación de las necesidades de la comunidad.

Planificación de proyectos 
Una correcta planificación le ayudará a administrar eficazmente los recursos del club, anticipar problemas y evaluar el éxito del proyecto. A continuación ofrecemos unos consejos que podrían ayudarle:

• Designe un comité de proyectos de servicio. Este grupo de rotarios (uno de los cinco comités permanentes que se recomienda en el Plan de Liderazgo para los Clubes  [ PDF ] supervisa todos los proyectos de servicio del club desde el comienzo hasta el final y motiva a los socios a encontrar nuevas oportunidades de servicio.
• Establezca metas y un plan de trabajo. Las metas que establezca servirán para definir el alcance del proyecto y le ayudarán a determinar su éxito. Establezca metas mensurables y luego cree un plan de trabajo que incluya todas las tareas necesarias para lograrlas.
• Elabore un presupuesto detallado basándose en el plan del proyecto. Sea realista en lo referente a expectativas financieras y gastos esperados, y busque la transparencia en todos los aspectos de su planificación.

Promoción de proyectos   
Una campaña de relaciones públicas eficaz servirá para explicar la participación de club en el proyecto, captar voluntarios, solicitar donativos e iniciar relaciones de colaboración. Al lanzar el proyecto, asegúrese de promover su importancia y pertinencia, y no se olvide de continuar subrayando este mensaje durante la implementación del proyecto. La promoción del proyecto y su éxito aumentará la credibilidad y la visibilidad del club en la comunidad.

RI desea promover aquellos proyectos que sirvan para inspirar o educar a los rotarios en sus proyectos de servicio. Envíenos su historia  a rotary.service@rotary.org .

Más información sobre campañas de relaciones públicas eficaces  ( PDF ).

Utilización de las marcas de Rotary 
El uso del emblema de Rotary  en sus proyectos promoverá su club y la misión de Rotary.

Evaluación de proyectos
Para aprovechar la experiencia obtenida, su club necesitará saber qué aspectos del proyecto funcionaron bien, cuáles no y qué se necesita cambiar para el próximo. Por eso es tan importante establecer metas mensurables durante la fase de planificación. Evalúe sus proyectos recopilando datos sobre cada una de las metas establecidas y si se alcanzaron. Las herramientas para la evaluación de los proyectos incluyen encuestas, casos prácticos y análisis de datos.