Información sobre el programa de Subvenciones Humanitarias
Custodia de fondos y presentación de informes
E l Consejo de Fiduciarios de La Fundación Rotaria de Rotary International reconoce que los fondos donados por los rotarios constituyen contribuciones voluntarias, fruto de su dedicada labor y expresión de su indeclinable apoyo. Por lo tanto, en carácter de custodios de dichos recursos y conscientes de la importancia de la custodia de fondos, los fiduciarios ponen de relieve la importancia de instituir una administración financiera adecuada para toda actividad relacionada con los programas de La Fundación Rotaria. Uno de los factores esenciales de la custodia de fondos es la precisa y puntual preparación y remisión de informes sobre los proyectos subvencionados.
Requisitos respecto a informes
Por disposición de los fiduciarios, se deberá presentar un informe a La Fundación Rotaria cada 12 meses mientras dure el proyecto subvencionado y dentro de los dos meses posteriores a su conclusión. Aunque se valora la presentación de informes parciales, los informes sobre la marcha anual del proyecto y el informe final deben necesariamente presentarse utilizando el formulario oficial de la Fundación adecuado para cada tipo de subvención. Descargue los formularios de presentación de informes.
Se considera que incurren en incumplimiento de los requisitos respecto a informes los proyectos de Subvenciones Compartidas, Subvenciones Distritales Simplificadas, Subvenciones 3-H y Subvenciones para Servicio Voluntario en los siguientes casos:
- Si hubieran transcurrido más de 12 meses desde la aceptación del último informe o el último pago efectuado, o
- Si se considerase incompleto el último informe recibido.
Los clubes y distritos no podrán recibir nuevas subvenciones si no satisfacen los requisitos respecto a la presentación de informes correspondientes a las subvenciones que hubieran recibido previamente. Si transcurren 15 meses sin que la Fundación reciba un un informe aceptable, los clubes y distritos patrocinadores infractores recibirán una serie de cartas advirtiéndoles respecto al informe pendiente e informándoles respecto a las consecuencias de su incumplimiento.
La Fundación necesita que los clubes y distritos presenten puntualmente sus informes, para garantizar que los fondos se empleen debidamente y se administren con la supervisión adecuada. Por tal motivo, los fiduciarios han establecido las siguientes sanciones para los clubes y distritos responsables de proyectos de subvenciones con excesivo retraso en cuanto a la presentación de informes:
- Cuando la presentación de un informe estuviese pendiente durante 21 meses o más se incluye a los responsables principales del proyecto en la lista de clubes con informes pendientes.
- Si no se recibe un informe aceptable durante más de 30 meses (o dos años y medio) es posible que se recomiende a la Directiva de RI que disponga el cese de los responsables principales.
El personal de la Fundación colabora estrechamente con los patrocinadores de las subvenciones con informes sumamente atrasados y los ayudará a cumplir con éxito los debidos requisitos y evitar las molestas consecuencias que su incumplimiento pudiera ocasionarles. Sin embargo, para garantizar que los clubes y distritos no caigan en esa situación, es fundamental que los patrocinadores de proyectos de subvenciones respondan de inmediato cuando reciban cartas de advertencia de la Fundación y se pongan de acuerdo con sus colaboradores para remitir los debidos informes.
Lista de clubes con informes pendientes
Los infractores que figuran en la lista de clubes con informes de subvenciones pendientes se han retrasado más de 21 meses en el envío de los informes relacionados con sus proyectos de subvenciones humanitarias. Por tal motivo la Fundación los cataloga como colaboradores cuya seriedad y fiabilidad no ha sido comprobada.
A fin de borrar su nombre de esta lista, la cual se actualiza trimestralmente, el club o distrito en cuestión deberá remitir informes correctamente preparados por todos sus proyectos de subvenciones con informes en mora. Los dirigentes de los clubes y distritos pueden contactar con el personal del programa de Subvenciones Humanitarias o The Rotary Foundation's Contact Center (centro de contactos de LFR) para obtener la lista de tales subvenciones. Una vez que el club o distrito haya cumplido todos los requisitos de presentación de informes, se le quitará de la lista la próxima vez que ésta se actualice.
Presentación de informes mundiales
La iniciativa para la presentación de informes mundiales, emprendida por los fiduciarios en 2006 tiene como fin garantizar que se presenten informes sobre el uso de los fondos de las subvenciones en forma puntual y precisa. Se efectúan análisis de presentación de informes mundiales aproximadamente dos semanas antes de las reuniones del Consejo de Fiduciarios de octubre y de abril. A través de estos análisis se evalúa el nivel de cumplimiento de cada distrito rotario, calculando el porcentaje de proyectos de subvenciones patrocinadas por el distrito y los clubes que lo integran, que estén al día y en cumplimiento de sus requisitos de presentación de informes. Los cálculos de la presentación mundial de informes incluyen todas las subvenciones humanitarias que hubiesen sido pagadas total o parcialmente en el momento de efectuarse el análisis.
Aunque la meta consiste en que cada distrito cumpla su meta de presentación de informes en un 100%, se requiere que todos los distritos cumplan dichos requisitos al menos en un 70%. Los distritos con un cumplimiento menor del 70% durante dos o más análisis sucesivos correrán el riesgo de que se les suspenda su participación en el programa de Subvenciones Humanitarias de la Fundación.
Análisis de presentación de informes mundiales de abril de 2009
El análisis de presentación de informes mundiales efectuado en abril de 2009 determinó que 174 distritos cumplieron el requisito de presentación puntual de informes en un 100%. Los fiduciarios elogiaron a dichos distritos por haber alcanzado tal nivel y esperan que sirvan de ejemplo para los demás distritos manteniendo su elevado nivel de custodia de fondos. Véase la lista de distritos que cumplieron en un 100% el requisito de presentación de informes.
A través del análisis se determinó, también, que ocho distritos cumplían tales requisitos en menos del 70% durante dos o más análisis consecutivos e incumplían tales requisitos respecto a más de una subvención en cada análisis. De conformidad con la normativa de la Fundación, los fiduciarios suspendieron la participación de dichos distritos en el programa de Subvenciones Humanitarias a partir del 15 de mayo de 2009. A estos distritos se les rescindirá la suspensión cuando cumplan los requisitos de presentación de informes en un 90% y hubieran presentado con éxito los debidos informes respecto a todos los proyectos de subvenciones patrocinados por el correspondiente distrito. Véase la lista de distritos suspendidos por falta de presentación de informes.
Para más información sobre la presentación de informes mundiales, consulte estas preguntas frecuentes.