V iele Distrikte veranstalten regelmäßig Projektforen, in denen ein Überblick über lokale Projekte ebenso wie über internationale Initiativen geboten wird. Besucher haben die Gelegenheit, sich zum aktuellen Stand von Projekten zu informieren, sie können Kontakte knüpfen, Anregungen mit nach Hause nehmen - und unter Umständen aktiv bei Projektvorhaben einsteigen. Auch als Diskussionsforum sind solche Veranstaltungen beliebt und nützlich. In der Regel laufen die Ausstellungen über mindestens zwei Tage, damit sich der Aufwand lohnt und zugleich eine optimale Öffentlichkeitswirkung erreicht wird.
Zur Planung und Vorbereitung
- Es empfiehlt sich , die umfangreiche Vorbereitungsarbeit von einem Ausschuss steuern zu lassen.
- Planen Sie einen günstigen Zeitpunkt, der keinen Terminkonflikt mit anderen offiziellen Veranstaltungen, Feiertagen etc. darstellt, aber unter Umständen mit anderen überregionalen Veranstaltungen gekoppelt werden kann.
- Versenden Sie frühzeitig Einladungen und kümmern Sie sich um Reisearrangements für ausländische Gäste.
- Entwickeln Sie ein Rahmenprogram, das genügend Zeit zum Informationsaustausch, Lernen und zur Geselligkeit einräumt.
- Planen Sie eventuell eine Plenarveranstaltung, um einen Diskussionsrahmen vorzugeben, Nebenveranstaltungen anzukündigen und eventuell einen Hauptredner zu bieten.
- Bieten Sie genügend Gelegenheiten zur Begegnung, zu Gesprächen und zum Kennenlernen, durch Sitzgelegenheiten, Cafes, Abendveranstaltungen, Arbeitsfrühstücke etc.
- Treffen Sie Vorbereitungen, eventuell Besuche bei Projektstandorten für Interessierte arrangieren zu können.
Für Besucher
Wenn Ihr Club daran interessiert ist, ein World Community Service Projekt zu unterstützen, ist eine Projektausstellung vielleicht der richtige Ort, Arbeitsbeziehungen auszunehmen.
- Stellen Sie die Pläne und Ressourcen Ihres Clubs in Bezug auf WCS-Vorhaben fest.
- Stellen Sie ggf. Recherchen zum Gastland an: Kultur, Geschichte, humanitäre Herausforderungen, Sprachbarrieren.
- Bereiten Sie einen Fragenkatalog vor und stellen Sie Fragen zu früheren internationalen Kooperationen, länderspezifischen Anforderungen, gesetzlichen Regelungen etc., dem Versand von Sachspenden, Zusammenarbeit mit der Rotary Foundation und/oder Drittorganisationen, etc.
- Nehmen Sie sich genügend Zeit zum Kennenlernen und verabreden Sie ggf. gegenseitige Besuche als Auftakt einer Zusammenarbeit. Fangen Sie je nach Erfahrungsständen mit Projekten kleineren Umfangs an - und machen Sie in der Begeisterung des Moments keine voreiligen Versprechungen, diese Versuchung ist oft groß ...
Weitere Informationen erteilen gerne Ihre Mitarbeiter bei RI .